Datenschutzinformationen der Aprexa-App

1. Verantwortlicher

Aprexa GmbH i. G.
Kirschanger 4
14548 Schwielowsee OT Caputh
Telefon: +49 1512 8469699
E-Mail: info@aprexa.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennung liegen derzeit nicht vor.

2. Zwecke der App

Die App unterstützt die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und betriebliche Abläufe, insbesondere Personalaufnahme, Einsatz- und Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, Lohnvorbereitung, Unterweisungen, Dokumentenbereitstellung sowie Foto- und Abnahmenachweise.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Funktion werden insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Beschäftigungs- und Einsatzdaten, Arbeitszeiten, Lohnangaben, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Krankenkasse, Personalunterlagen, Unterschriften, hochgeladene Fotos und Dokumente sowie technische Protokolldaten verarbeitet.

Krankenkasse und Krankentage

Beschäftigte geben ihre Krankenkasse für die Personal- und Entgeltabrechnung an. Außerdem können sie krankheitsbedingte Abwesenheitstage selbst in der App eintragen. Diagnosen, ärztliche Bescheinigungen, Krankheitsverläufe oder eAU-Daten werden über die App nicht erhoben. Die Abfrage und Bearbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfolgt außerhalb der App über DATEV.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie § 26 Abs. 1 BDSG. Für krankheitsbedingte Abwesenheiten gelten ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Technische Protokolle und Sicherheitsmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn eine Funktion tatsächlich freiwillig ist. Die allgemeine Nutzung der App im Beschäftigungsverhältnis wird nicht auf eine pauschale Einwilligung gestützt.

5. Empfänger und Dienstleister

Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre betrieblichen Aufgaben benötigen. Für Hosting und technische Datenverarbeitung werden ALL-INKL.COM und Supabase als Dienstleister eingesetzt. Daten werden außerdem nur soweit erforderlich an mit der Lohn- und Personalabrechnung beauftragte Stellen, insbesondere den Steuerberater beziehungsweise DATEV, übermittelt.

6. Kamera und Geräteberechtigungen

Die App kann für bewusst ausgelöste Foto- und Belegaufnahmen die Kamera beziehungsweise die Fotoauswahl des Endgeräts öffnen. Der Zugriff erfolgt erst nach einer Aktion des Nutzers. Berechtigungen können jederzeit in den Geräteeinstellungen geändert werden. Eine dauerhafte Standorterfassung findet nicht statt.

7. Speicherdauer und Sicherheit

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen benötigt werden. Zugriffe werden rollenabhängig beschränkt; Dateiablagen sind nicht öffentlich zugänglich. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

8. Rechte und Beschwerde

Betroffene Personen haben insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Anfragen können an info@aprexa.de gerichtet werden.

Beschwerden sind bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde möglich. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.